Электронный документооборот (ЭДО) — это система обмена электронной документацией внутри компании, между организациями, с госорганами.
Эта тема частенько всплывает в процессе работы на ИП, в общении с новыми контрагентами и которыми работаю давно.
С которыми давно – жалуемся друг другу на своих новых заказчиков/исполнителей, до сих пор работающих по старинке без ЭДО. А вроде как 21 век на дворе, прошли те времена, как когда-то мы с другом в тяжелом 2009-том открыли ИП и не могли забыть дорогу в налоговую, ожидание в очереди, заполнение деклараций, отправку почты.. На все это приходилось тратить время, а время для предпринимателя – деньги. Теперь все это делается через интернет.
Чем лучше работать через ЭДО?
- Сокращает издержки — например, на бумагу, краску для принтера, доставку документов и так далее
- Ускоряет процесс подписания документов — хватит нескольких минут, чтобы согласовать документ с подписантом и получить подпись
- Оптимизирует взаимодействие с внешними сторонами — например, в системе ЭДО можно посмотреть статус рассмотрения документа контрагентом и при необходимости попросить контрагента ускориться
- Оптимизирует работу с документами внутри компании — например, помогает отслеживать действия с документом со стороны исполнителей
- Оптимизирует поиск документов — позволяет создать надёжную базу документов, в которой легко искать нужные документы по минимальному набору реквизитов
- Минимизирует «человеческий фактор» — в системах ЭДО документы сложно потерять, также всегда виден их статус и кто ответственный за документ
- Предупреждает возможные ошибки — например, сервис не позволит подписать документ неуполномоченному лицу или ввести некорректную дату
- Позволяет использовать систему как хранилище — подписанные документы можно архивировать на серверах системы ЭДО и хранить там сколько потребуется
- Обеспечивает защиту документов — все файлы шифруются и надёжно хранятся
В сфере оказания услуг аддитивного производства это сильно упрощает работу, так как у нас применима классическая схема. Выглядит она так – выставляем счет (счет с договором, счет-договор). Отправляем (уже можно воспользоваться ЭДО, но заказчика может устроить и скан, pdf..). Нам его оплачивают. Выполняем работу, отправляем заказчику изделия, формируем акт выполненных работ, отправляем заказчику по ЭДО, сообщаем про это и получаем в сервисе подписанный документ.
Ранее, или же до сих пор с некоторыми заказчиками это происходит так – нужно не забыть распечатать, подписать и поставить печать на двух экземплярах акта, отправить его с заказом и ждать когда заказчик подпишет документы и вернет их почтой. Можно не дождаться))
Акт выполненных работ подтверждает, что обязательства, отраженные в условиях соглашения, выполнены качественно и в полном объёме. После заверения подписями заказчика и подрядчика акт используют как основание для осуществления выплат по договору.
ЭДО необходим, когда и вы будете являться заказчиком. Например, в моем случае это такие контрагенты, как банк, присылающий акты на выполненный эквайринг и формирование чеков с продаж в интернет магазине, интернет провайдер, контрагенты у которых закупаемся материалами и химией. От них все приходит в сервис. Сервис отправляет уведомление на электронную почту. Заходим по ссылке и подписываем документы. Видим счастливого контрагента с которым работаем по такой схеме.
Как начать работать через ЭДО
Если вы еще не ИП, то задуматься об ЭДО рекомендую сразу, меньше потом будет беготни, когда действительно на счету будет каждая минута. Многие думают, что ЭДО будет не нужен. – «А че там, я мелкий предприниматель, обойдусь без него», и забивают на это. А когда серьезный контрагент запросит обмен документами через ЭДО, вы можете перед ним упасть в грязь лицом.
Работа через ЭДО начинается с получения сертификата УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписи). Получить её можно через (на момент декабрь 2024г) Госключ, аккредитованные УЦ, в налоговой по вашему месту жительства, УЦ Банка России.
Для хранения УКЭП используется токен — специальный носитель, который выглядит как обычная USB-флешка, но представляет собой защищённый ключевой носитель информации. Токен имеет сертификат соответствия ФСБ России или ФСТЭК
Купить заветную флешку можно легко и быстро в маркетплейсе, например. Но есть один момент (тссс, я про это не говорил =). Не все типы носителей поддаются клонированию. Клонирование будет нужно, когда вы подрастете и появится необходимость воспользоваться услугами бухгалтера на стороне, что бы он мог от вашего имени удаленно делать отчеты, сдавать декларации в налоговую… Появится не один компьютер с которого можно будет подписывать документы. Либо просто делаем веревочку и возим везде с собой флешечку=))
По ссылке флешечка, токен которой можно клонировать специальной прогой.
У сертификата есть срок, обычно от 12 месяцев до нескольких лет. Далее его нужно продлять.
Я получил УКЭП в налоговой по месту жительства, на 15 месяцев. Сейчас без всякой записи это делается довольно быстро, не забудьте взять с собой паспорт и лист с реквизитами, что бы не рыться и не искать какой у вас ИНН, ОГРНИП и т.д.
По мимо работы через ЭДО подпись позволит работать конечно же еще и с гос структурами, например в налоговую поездки можно будет забыть.
Сервисы ЭДО
Далее нужно определиться через какой сервис вы будете работать. Он может зависеть от региона, республики. Нас интересуют внешние, которые работают через свои серверы, облако (внутренние сервисы предназначены для документооборота внутри компании). Для нас простых смертных ИП в центральном регионе, самые актуальные это Диадок от Контур, Сбис, Таском, Калуга Астрал и прочие.
Сервисы могут работать между собой через роуминг, документ из одного, можно отправить в другой. Как правило, большие компании работают в нескольких сервисах либо подключают роуминг.
Я выбрал один из самых популярных – Диадок, так как целый год пользовался благополучно Эльбой, для ведения бухгалтерии.
В Диадок, для получения и подписи документов от контрагентов платить ничего не нужно. Если документ отправляете вы – тогда да. В сервисе можно выбрать определенный лимит на отправку документов.
Роуминг пока ни разу не требовался, все контрагенты с ЭДО попадаются работающие в Диадок тоже. Видимо мне везет)
Так выглядит журнал поступающих документов в сервисе. Документы на подпись с вашей стороны можно загружать в нескольких форматах и отправлять на подпись. Сервис интегрируется со многими продуктами для ведения бухгалтерии.
Интересно узнать, как обстоят дела у вас с документооборотом, каким сервисом пользуетесь, устраивает ли он вас, можете оставить комментарии под этой статьей.
На этом пока все. Ваш Виталий Технарь. Ровных слоев на ваших столах и С Наступающим 2025 Новым Годом!
